Những kỹ năng tổ chức sự kiện cần có của một chuyên viên

Khoảng một vài năm trở lại đây thì ngành tổ chức sự kiện đang ngày càng Hot và thu hút nhiều nhân tài. Có thể nói đây là một lĩnh vực khá năng động và có thể giúp bạn phát huy được tối đa khả năng sáng tạo của bản thân. Tuy nhiên để trở thành một chuyên viên thì bạn cần có những kỹ năng tổ chức sự kiện gì? Cùng W88 event tham khảo ngay nhé!

Mổ tả qua công việc của nhân viên tổ chức sự kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện thường sẽ nhận lệnh từ cấp trên và xử lý các công việc khác nhau, từ quá trình tiếp nhận ý tưởng cho tới khi tiến hành để tổ chức sự kiện suôn sẻ. Cụ thể:

• Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng hay cấp trên để lên ý tưởng tổ chức sự kiện.
• Đánh giá và phân tích quy mô rộng lớn của sự kiện để cho ra các ý tưởng chuẩn bị.
• Lên kế hoạch chi tiết, dự kiến đơn vị tổ chức và ước tính chi phí tổ chức sự kiện. Sau đó gửi ngân sạch dự kiến để được xét duyệt.
• Tiến hành lên kế hoạch và liên hệ với bên phía cung cấp, đơn vị đối tác,.. Sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho từng đại biểu, khách mời, chuẩn bị đầy đủ hệ thống âm thanh, ánh sáng,..
• Đảm nhận vai trò đón tiếp khách trong một vài trường hợp đặc biệt.
• Chỉ đạo và hỗ trợ việc ăn uống, quà tặng cho khách hàng trong sự kiện.
• Kiểm tra và theo dõi mọi hoạt động từ khi bắt đầu cho tới kết thúc.
• Lập báo cáo kết quả công việc.

Kỹ năng tổ chức sự kiện bao gồm những gì?

Để có thể trở thành một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì bên cạnh kiến thức, chuyên môn được học ở trường thì ứng viên còn cần trang bị và thường xuyên rèn luyện những kỹ năng quan trọng.

Kỹ năng làm việc nhóm

Để tổ chức thành một một sự kiện cho hàng trăm, hàng nghìn người tham gia thì chắc chắn nhân viên tổ chức sự kiện không thể làm một mình mà cần tới sự trợ giúp của đồng đội.

Chính bởi vậy mà việc đầu tiên bạn cần làm là học cách làm việc nhóm. Hợp tác cùng phát triển với đồng đội để công việc trở nên tốt đẹp hơn. Để hoàn thiện kỹ năng bạn nên tiếp xúc với môi trường tổ chức sự kiện ngay từ khi bắt đầu theo đuổi con đường nghề nghiệp này.

Kỹ năng giao tiếp

Khi làm việc thì nhân viên sự kiện cũng sẽ thường xuyên tiếp xúc và gặp gỡ cùng nhiều đối tác, khách hàng. Bởi vậy mà kỹ năng giao tiếp là thứ bắt buộc không thể thiếu. Bên cạnh đó kỹ năng này còn giúp bạn dễ dàng điều phối nhân sự, phân chia công việc để mang tới sự hiệu quả cao.

Chính vì vậy khi trao đổi cùng đồng đội, nhân viên sự kiện cần có sự tinh tế, khéo léo, biết tiến lùi đúng chỗ để có thể không làm mất tình cảm mà vẫn thúc đẩy được khả năng nhân sự trong team.

Kỹ năng xây dựng kịch bản

Nhiều người thường suy nghĩ rằng công việc tổ chức sự kiện là làm việc tay chân, không tốn quá nhiều chất xám. Tuy nhiên trên thực tế, để tạo nên một sự kiện chỉn chu và ấn tượng thì cần phải lên được kịch bản bám sát nội dung. Bởi nếu không sự kiện sẽ diễn ra lung tung, không theo kế hoạch và trình tự mong muốn.

Bạn cũng có thể trau dồi kỹ năng của bản thân bằng cách tập viết kịch bản mỗi ngày, đọc nhiều sách hơn để rèn luyện trí óc. Ngoài ra cũng có thể gặp gỡ thêm nhiều người để rèn luyện kỹ năng giao tiếp tốt, cải thiện khả năng diễn đạt.

Khả năng sáng tạo

Đây là một yếu tố cốt lõi cần có của một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Không nên nghĩ rằng việc tổ chức một sự kiện chỉ đơn giả là làm theo đúng những gì khách hàng yêu cầu. Thực tế đây sẽ là cơ hội để bạn có thể sáng tạo, tổ chức theo tư duy của bản thân bởi mỗi sự kiện đều mang ý nghĩa, quy mô, tính chất khác nhau.

Tất cả mọi hoạt động đều dựa trên ý tưởng của nhân viên tổ chức sự kiện. Họ sẽ chịu trách nhiệm trong việc chọn địa điểm, lên kế hoạch thiết kế và trang trí sân khấu, lên kịch bản chương trình và sắp xếp các tiết mục văn nghệ biểu diễn,.. Chính sự sáng tạo sẽ giúp chương trình trở nên đặc biệt và ấn tượng hơn trong mắt khách mời.

Kỹ năng dự đoán và quản lý rủi ro

Bất kỳ một chương trình sự kiện nào đôi khi khó tránh khỏi sai sót, rủi ro ngoài ý muốn. Đặc biệt là với những sự kiện mang tính chất quan trọng thì việc xác định và phán đoán rủi ro có thể xảy ra là vô cùng cần thiết. Việc làm này sẽ giúp bạn đưa ra được nhiều phương án giải quyết phù hợp nếu không may sự cố phát sinh. Lúc này bạn sẽ không bị động và đảm bảo sự kiện vẫn diễn ra theo chiều hướng tốt đẹp.

Kỹ năng đàm phán

Trong một vài trường hợp thì nhân viên sự kiện còn là người trực tiếp tham gia đàm phán, thương lượng một số điều khoản trong hợp đồng như quyền tài trợ, địa điểm tổ chức, chi phí,.. Sau khi thống nhất về ngân sách giữa 2 bên thì nhân viên tổ chức sự kiện sẽ tiến hành lập bảng kinh phí dự trù cho từng mục trong chương trình. Qua đó đảm bảo sẽ không phát sinh thêm quá nhiều khoản không có trong kế hoạch.

Lời kết

Trên đây là những kỹ năng tổ chức sự kiện mà một chuyên viên sự kiện cần có. Nếu bạn cũng là người đam mê với lĩnh vực này thì hãy bỏ túi và rèn luyện những kỹ năng được W88 event chia sẻ trên đây thường xuyên để có thể nhanh chóng thành công nhé!