Mỗi một sự kiện được tổ chức và được coi là thành công cần trải qua nhiều yếu tố đánh giá khác nhau. Trong đó quan trọng nhất vẫn là cảm nhận của đối tác và khách mời tham dự sau sự kiện. Việc tổ chức các buổi sự kiện dần trở thành một công cụ marketing hoàn hảo yêu cầu sự chỉn chu và cẩn thận trong khâu chuẩn bị. Bài viết hôm nay W88 event sẽ chia sẻ tới bạn 4 tiêu chí đánh giá 1 sự kiện thành công mà khách hàng thường xuyên sử dụng.
Thu thập phản hồi từ phía người tham dự sự kiện
Cách nhanh nhất để bạn tiếp nhận thông tin chính là thông qua những phản hồi từ phía người tham dự hoặc khách hàng. Bạn chỉ nên giới hạn số lượng câu hỏi và tập trung vào những yếu tố liên quan mật thiết tới nhu cầu đánh giá sự kiện được tổ chức.
Theo kinh nghiệm của nhiều người chuyên tổ chức sự kiện đều chỉ ra việc người tham dự lười hay không muốn điền vào bảng tiêu chí đánh giá sự kiện.Nhất là những sự kiện được tổ chức theo quy mô lớn, có số lượng đông đảo người tham gia.
Để đảm bảo việc người tham gia cung cấp đủ thông tin thì bạn có thể thực hiện chiến dịch phát kèm vé hoặc coi việc điền thông tin giống như một thủ tục bắt buộc để nhận được quà trước khi về. Ngoài ra cũng có thể sử dụng để tham gia các vòng quay may mắn, bốc thăm trúng thưởng.
Xin ý kiến về mức độ hài lòng của khách hàng sau sự kiện
Bản thân bạn tổ chức sự kiện khổng phải dành cho bạn mà còn dành cho những người được mời, cho công ty,..Chính vì vậy mà việc nắm được mức độ hài lòng của khách hàng/ sếp là điều vô cùng quan trọng.
Ở phương diện người tổ chức sự kiện thì bạn có thể nhìn thấy những sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ, đông người tham dự là thành công. Tuy nhiên nếu nhìn theo phương diện của người khác thì họ muốn sự kiện đó phải thể hiện được đầy đủ chiến lược, mục tiêu, sản phẩm, dịch vụ của họ. Do vậy hãy đặt ra câu hỏi cần làm gì để thay đổi? Những điều gì cần phải cải thiện lại? Từ đó biết được chính xác bản thân cần làm gì tiếp theo.
Xem Thêm : MC team building là gì? Hướng dẫn Lập Kịch bản MC team building
Họp ngay sau khi buổi sự kiện kết thúc
Sau khi chương trình hoàn tất thì tốt nhất nên tổ chức một buổi họp mặt cùng các thành viên trong nhóm để đưa ra đánh giá chung, nhận xét. Mọi người đều có thể thẳng thắng trong việc góp ý để người báo cáo ghi chép lại và làm báo cáo để cho ra hướng đi phù hợp nhất cho các sự kiện sẽ tổ chức vào dịp sắp tới.
Thống kê một bảng tổng kết đánh giá sự kiện
Bạn cũng có thể tham khảo các mẫu báo cáo đánh giá sự kiện sau đây:
Xem mục tiêu truyền thông sự kiện đã đạt được chưa?
- Mục đích của việc tổ chức sự kiện này là gì
- Tổ chức sự kiện để ra mắt sản phẩm mới hay xây dựng, quảng bá hình ảnh và thương hiệu của công ty?
- Sau sự kiện mục tiêu có đạt được hay không?
Lên kế hoạch để đánh giá tổ chức sự kiện
- Xét tính khả thi của kế hoạch
- Khả năng hấp dẫn của thông tin có trong nội dung.
- Thiết kế chương trình.
Địa điểm và giấy tờ tổ chức
- Khu vực thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
- Xin giấy phép tổ chức.
Hoạt động truyền thống
- Những bài PR trên báo.
- Treo băng rôn hoặc dán poster.
- Phát tờ rơi.
- Rải link trên các forum và mạng xã hội.
- Gửi mail cho khách hàng.
Tổ chức setup, trang trí
- Không gian tổng thể của toàn bộ sự kiện.
- Lắp đặt và trang trí hệ thống sân khấu.
- Sắp xếp rõ ràng từng khu vực, lễ tân, quầy bán vé,..
- Tiện ích khác: Chỗ đậu xe, wc.
Đội ngũ nhân sự
- MC
- Chương trình mời ca sĩ, nhóm nhảy.
- Sự có mặt của khách mời và là đại diện của công, khách hàng Vip.
- Thái độ làm việc của FB, PG.
Đội ngũ hậu cần
- Sản xuất và in ấn các loại vật dụng thiết kế và vật phẩm quảng cáo.
- Chuẩn bị quà tặng.
- Phương tiện di chuyển đi lại.
- Gửi giấy mời và đón tiếp sự có mặt của khách hàng.
- Tiệc và đồ uống, ăn được sử dụng tại sự kiện.
Tổ chức thực hiện sự kiện
- Khâu chào đón khách.
- Tổ chức một số trò chơi trong sự kiện.
- Thời điểm phát quà, tặng quà..
- Việc bán vé diễn ra như thế nào? Có dễ mua vé hay không?
- Biện pháp thu hút khách hàng.
Đội sự kiện chuyên giải quyết mức độ rủi ro.
- Mức độ ăn ý trong việc phối hợp làm sự kiện.
- Chạy thử và tổng duyệt.
- Thời gian thực hiện bắt đầu lúc nào và kết thúc lúc nào.
- Sự linh hoạt trong các giải quyết mọi vấn đề
Công việc sau sự kiện
- Thu dọn hiện trường.
- Trả vật dụng thuê mượn.
- Thanh toán tiền cho nghệ sĩ, nhóm nhảy,..
Báo cáo tài chính.
- Đánh giá tổng thể quan sự kiện sau khi tổ chức.
- Mức độ truyền tải thông điệp, ý tưởng sự kiện.
- Sự ăn khớp giữa thời gian cùng lịch trình của bản kế hoạch tổ chức và sự kiện diễn ra.
Lời kết
Trên đây là tổng hợp đầy đủ các thông tin về 4 tiêu chí đánh giá 1 sự kiện thành công mà W88 event muốn gửi tới bạn. Mong rằng bài viết ngắn gọn này sẽ cung cấp thêm cho bạn nhiều kiến thức bổ ích, giúp bạn tổ chức thành công một buổi sự kiện.
