Tổ chức một bữa tiệc sinh nhật bất ngờ, ý nghĩa thực sự không hề đơn giản nếu bạn chưa biết cách lên kế hoạch tổ chức sinh nhật cụ thể, tính toán chi tiết ngân sách cũng như phân bổ thời gian hợp lý. Vì thế, để một dịp lễ sinh nhật đặc biệt trọn vẹn niềm vui, nhiều kỷ niệm thì hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây. Trong bài viết này, W88Event sẽ giúp bạn có thể tự tổ chức một bữa tiệc tươm tất, nhiều màu sắc, trải nghiệm nhé!
Tại sao cần lên kế hoạch tổ chức sinh nhật?
Việc biết cách lên kế hoạch tổ chức sinh nhật không chỉ tạo ra một bữa tiệc vui vẻ, đầy đủ mà còn khiến người được tổ chức cảm thấy đặc biệt, cụ thể như sau:
- Tạo niềm vui, hạnh phúc cho người được tổ chức: Một bữa tiệc được chú ý cẩn thận đến từng chi tiết trang trí, chương trình sẽ giúp không khí bữa tiệc trở nên gần gũi, ấm cúng và trọn vẹn hơn trong một ngày lễ đặc biệt như vậy.
- Tạo nhiều kỉ niệm đáng nhớ: Một bữa tiệc được chăm chút từng khâu với nhiều ý tưởng sáng tạo, hoạt động độc đáo sẽ giúp buổi sinh nhật trở thành một kỉ niệm khó quên.
- Thể hiện sự quan tâm tới người được tổ chức: Một bữa tiệc sinh nhật chỉn chu, cẩn thận là biểu hiện của sự quan tâm, chúc mừng của mọi người tới người có sinh nhật ngày hôm đó.
- Xây dựng và củng cố các mối quan hệ: Bữa tiệc sinh nhật không chỉ là một lời chúc mừng tới người được tổ chức mà còn là cơ hội để mọi người trò chuyện, xây dựng và gắn kết với nhau hơn.
- Thể hiện kỹ năng tổ chức, sự sáng tạo: Nếu bạn biết cách lên kế hoạch tổ chức sinh nhật cũng như đứng ra thực hiện kế hoạch này thì đây cũng là một cơ hội tốt để bạn thể hiện khả năng lãnh đạo, sự sáng tạo cũng như kỹ năng quản lý thời gian của bản thân.
Cách lên kế hoạch tổ chức sinh nhật chi tiết, đầy đủ nhất
Bước 1: Chọn thời gian tổ chức, địa điểm và dự kiến chi phí
Bước đầu tiên và quan trọng nhất mà bạn phải nắm vững trong cách lên kế hoạch tổ chức sinh nhật là xác định thời gian, địa điểm và dự kiến chi phí. Bạn nên chọn thời gian trong ngày phù hợp để chủ nhân bữa tiệc cũng như khách mời đều cảm thấy thoải mái, hân hoan và thực sự tận hưởng trọn vẹn niềm vui khi sinh nhật.
Địa điểm tổ chức cũng cần ở vị trí dễ tìm, thuận tiện cho việc di chuyển. Không gian nơi tổ chức cần rộng rãi, thoáng đãng nhưng cũng không kém phần gần gũi, ấm cúng để mọi người có thể thoải mái chia sẻ mọi khoảnh khắc đặc biệt cùng nhau.
Đối với người lớn, bạn có thể tùy chọn không gian tổ chức sinh nhật theo sở thích của chủ nhân bữa tiệc. Bạn có thể tổ chức tại nhà nếu có đủ thời gian để chuẩn bị sinh nhật hoặc tổ chức ngoài nhà hàng nếu muốn không gian rộng rãi, đồ ăn phục vụ tận nơi. Ngoài ra, các quán cà phê cũng là không gian lý tưởng nếu chủ nhân bữa tiệc cũng như khách mời đều khá bận rộn.
Đối với trẻ nhỏ, bạn cũng có thể linh hoạt về địa điểm tổ chức sinh nhật như tại nhà, tại lớp, nhà hàng, quán cà phê, quán ăn nhanh hoặc khu vui chơi tùy vào sở thích, độ tuổi của trẻ. Điều quan trọng mà bạn cần chú ý khi tổ chức sinh nhật cho các bé là sự vệ sinh an toàn thực phẩm. Địa điểm tổ chức cũng cần rộng rãi, đảm bảo an toàn cho bé nô đùa, vui chơi, chạy nhảy cùng các bạn.
Bước 2: Lên danh sách khách mời, chọn và viết gửi thiệp mời
Lên danh sách khách mời và gửi thiệp là bước thứ 2 trong cách lên kế hoạch tổ chức sinh nhật cần làm. Trước khi bắt đầu lên danh sách khách mời cũng như số lượng khách mời tham gia, bạn cần xác định mục đích của bữa tiệc (một bữa tiệc nhỏ, gần gũi hay sự kiện lớn, đông đủ khách mời), không gian cũng như ngân sách tổ chức.
Tiếp đến, bạn cần chọn thiệp mời phản ánh phong cách và chủ đề bữa tiệc hướng tới và tiến hành viết thiệp. Sau khi gửi thiệp mời đi, bạn cũng cần theo dõi phản hồi và nhận thông tin đồng ý tham gia từ khách mời. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý số lượng khách mời nhằm chuẩn bị tốt hơn cho buổi tiệc.
Bước 3: Lựa chọn loại hình bữa tiệc
Khi quyết định loại hình tiệc sinh nhật, bạn cần xác định rõ phong cách và sở thích của chủ nhân bữa tiệc cũng như sự tiện lợi, phù hợp ngân sách dự kiến. Nếu mọi người có nhiều thời gian quây quần bên nhau thì bạn có thể chọn loại hình như lẩu, nướng hoặc buffet. Đây đều là những món ăn rất dễ làm khi tổ chức ở nhà và vô cùng dễ phục vụ khi ra nhà hàng.
Trường hợp bạn muốn cầu kỳ, nhã nhặn hơn thì các món ăn thuần Việt là một gợi ý lý tưởng. Những món ăn này vừa được lòng cả người lớn lẫn trẻ nhỏ mà đặc biệt là những người cao tuổi. Nếu khách mời là những người sành ăn và biết ăn đồ ngoại thì bạn cũng có thể chọn đồ Hàn, đồ Âu, đồ Trung, đồ Nhật tùy theo sở thích. Tuy nhiên, chi phí cho những món ăn này cũng sẽ cao hơn và bạn cần cân đối để phù hợp với ngân sách dự kiến.
Đối với khách mời là trẻ em thì những bữa tiệc ngọt là ý tưởng tuyệt vời nhất. Một bữa tiệc với đầy đủ bánh kem cùng trái cây, kẹo ngọt sẽ giúp không khí trở nên vui nhộn, ngọt ngào hơn. Do đó, tùy vào khả năng cũng như ngân sách, sở thích mà bạn cần cân nhắc lựa chọn loại hình tiệc phù hợp để có thể vừa tiết kiệm được nhiều chi phí, thời gian cũng như thuận tiện hơn.
Bước 4: Chọn chủ đề bữa tiệc
Bước tiếp theo trong cách lên kế hoạch tổ chức sinh nhật là lựa chọn chủ đề trang trí. Có rất nhiều người không quá quan trọng bước này và đặc biệt là những người tầm tuổi trung niên, cao tuổi bởi họ cho rằng nó quá cầu kỳ, tốn kém không cần thiết. Tuy nhiên, nếu bạn là người lên kế hoạch tổ chức sinh nhật cho người khác thì không nên bỏ qua bước này.
Việc lựa chọn chủ đề trang trí sẽ giúp khách mời dễ dàng nhận ra ai là chủ nhân bữa tiệc. Đặc biệt là các bữa tiệc đông người như ngày thành lập công ty, tổ chức sinh nhật sếp, sinh nhật nhân viên thì việc trang trí sinh nhật với chủ đề rõ ràng sẽ giúp bữa tiệc diễn ra trọn vẹn, tươm tất hơn. Chủ đề bữa tiệc sinh nhật sẽ được cân nhắc lựa chọn thông qua 3 yếu tố chính sau: giới tính, độ tuổi và sở thích của chủ nhân bữa tiệc.
Bước 5: Tự tay tổ chức hay thuê dịch vụ, ước chừng chi phí
Bạn cần cân nhắc, tính toán về thời gian, chi phí giữa việc tự tay tổ chức, trang trí toàn bộ bữa tiệc sinh nhật so với việc sử dụng dịch vụ thuê ngoài để đưa ra quyết định phù hợp. Thực tế, đối với các bữa tiệc nhỏ, ít người thì bạn có thể tự tay trang trí để tiết kiệm chi phí hơn bởi vì nó không có nhiều đồ lỉnh kỉnh, phức tạp. Tuy nhiên, nếu các bữa tiệc lớn, đông người và cần sự chỉn chu, tươm tất thì bạn có thể sử dụng dịch vụ để thuận tiện, tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí hơn.
Bước 6: Chọn bánh sinh nhật
Một bước không thể thiếu trong cách lên kế hoạch tổ chức sinh nhật là lựa chọn bánh sinh nhật. Chiếc bánh này sẽ có màu sắc, hương vị, các loại topping, phụ kiện trang trí tùy vào sở thích, khẩu vị của người được tổ chức. Kích thước bánh phụ thuộc vào số lượng khách mời tham dự.
Ví dụ như người lớn thì bạn có thể lựa chọn bánh sinh nhật có vị vani, socola hoặc bánh sinh nhật rau câu thanh mát với màu sắc theo sở thích của chủ nhân bữa tiệc. Còn nếu là tiệc sinh nhật công ty, bạn có thể đặt bánh với kích thước phù hợp với số lượng người tham gia và phụ kiện trang trí là những hình ảnh đặc trưng của công ty như logo thương hiệu,…
Bước 7: Rà soát lại các bước, cân đối ngân sách
Sau khi đã lên kế hoạch đầy đủ cho các bước trên thì bạn cần rà soát kỹ lưỡng một lần nữa để xem các chi phí có phù hợp với ngân sách không? Có cần dự trù thêm một khoản chi phí phát sinh không? Thông thường, nếu bạn tự tay chuẩn bị sinh nhật thì chi phí có thể phát sinh nhiều hơn và vượt ngân sách đề ra. Trong trường hợp bạn sử dụng dịch vụ thuê ngoài thì chi phí sẽ ít phát sinh hơn bởi tất cả đã được quy theo từng gói, bạn chỉ cần nhân số người tham gia thì có thể nắm toàn bộ chi phí cần bỏ ra.
Bước 8: Thực hiện các bước đã đề ra
Bước cuối cùng trong cách lên kế hoạch tổ chức sinh nhật là thực hiện các bước đã nêu trên. Sau khi đã tổng hợp lại mọi loại chi phí, các việc cần làm thì bạn cần phân bổ thời gian hợp lý để thực hiện từng phần việc. Nếu tự tay tổ chức, bạn cần đảm bảo các bước chuẩn bị diễn ra đúng tiến độ để bữa tiệc trọn vẹn nhất. Nếu thuê ngoài thì bạn cần liên hệ trước với đơn vị tổ chức để thống nhất các khâu cũng như kiểm tra lại các khâu sau khi đã hoàn thành.
Kết luận
Hy vọng rằng với những thông tin chia sẻ trên đây, bạn đã nắm rõ cách lên kế hoạch tổ chức sinh cho mọi đối tượng. Chúc bạn có một bữa tiệc sinh nhật đáng nhớ, chỉn chu, trọn vẹn cùng người thân, bạn bè, đồng nghiệp mà vẫn đảm bảo tiết kiệm thời gian, chi phí hiệu quả nhất!
