Những buổi hội nghị khách hàng thường là dịp đặc biệt để các doanh nghiệp gửi lời tri ân của mình tới người tiêu dùng. Mọi quá trình ở trong chương trình này đều được lên kế hoạch một cách chi tiết, cẩn thận để thể hiện được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Nếu bạn cũng đang có ý tưởng tự lên kịch bản hội nghị khách hàng cho công ty mình, đừng bỏ qua bài viết ngắn gọn dưới đây của W88 event nhé.
Cần lưu ý những gì khi lên kịch bản hội nghị khách hàng?
Mỗi kịch bản hội nghị khách hàng được lên sẽ giúp bạn điều tiết và kiểm soát được toàn bộ chương trình, giảm thiểu được rủi ro ở mức thấp nhất. Bên cạnh đó nó còn giúp bạn giới hạn được khoảng thời gian triển khai tránh tình trạng vượt quá thời lượng hoặc sự kiện kết thúc quá sớm/ quá muộn.
Ngay sau đây là một vài vấn đề cần lưu ý:
Đối tượng khách mời
Những người được mời tới tham gia chương trình sẽ gồm: Khách hàng công ty, đối tác, đại lý, nhà phân phối sản phẩm,.. Đây đều là các nhân tố vô cùng quan trọng làm ảnh hưởng tới quá trình hình thành và phát triển doanh nghiệp sau này. Vì vậy mà bạn cần kiểm soát thật tốt, tránh sự sai sót.
Khi đã lên được danh sách khách mời tham gia buổi tổ chức thì có thể tìm hiểu được thêm các thông tin khách mời về tính cách, nghề nghiệp, sở thích,.. Từ đó bạn sẽ dễ dàng lên được từ khóa chính mà buổi lễ cần hướng tới. Dựa trên toàn bộ các thông tin khai thác bên trên thì ban tổ chức sẽ phát triển được nội dung theo hướng phù hợp.
Ví dụ như đối tượng khách mời là những người trẻ tuổi, năng động thì trong chương trình sẽ đưa ra các màn trình diễn nhảy sôi động tạo điểm nhấn. Ngược lại một tiết mục văn nghệ múa truyền thống sẽ không phù hợp với những đối tượng khách mời này.
Lên ý tưởng concept chương trình
Việc lên ý tưởng cho sự kiện cũng luôn được ưu tiên hàng đầu. Thông thường nếu xét theo phong cách truyền thống thì bạn có thể tiến hành các bước giới thiệu chương trình, phát biểu, quà tặng,.. Còn nếu muốn sự kiện mang tính đột phá thì có thể nghĩ ra các concept hay ho và độc đáo hơn.
Tuy nhiên cần lưu ý rằng các mẫu kịch bản hội nghị khách hàng đều cần phải mang màu sắc và theo phong cách của concept. Đồng thời các hạng mục có trong buổi lễ cũng đều cần liên quan tới nó. Tránh tình trạng từng hạng mục rời rạc, không liên quan tới nhau từ đó không truyền đạt được tới khách mời nội dung chính.
Thời lượng chương trình
Một trong các lưu ý quan trọng nhất khi tự lên kịch bản hội nghị chính là phải xác định được thời lượng và thời gian chương trình diễn ra. Tốt nhất bạn nên căn cho buổi lễ rơi từ 2,5 tiếng tới 3 tiếng là hợp lý. Đây là khoảng thời gian vừa đủ để triển khai toàn bộ các nội dung quan trọng, nếu kéo dài hơn thì sẽ khiến cho khách hàng có cảm giác mệt mỏi, chán nản.
Quy trình các bước có trong kịch bản hội nghị khách hàng
Sau khi xác định được số lượng khách mời và thời lượng tổ chức buổi lễ thì việc quan trọng tiếp theo là lên khung chương trình. Cụ thể:
Đón khách
- Lễ tân tiếp đón khách tại khu vực sảnh chính.
- Tại các khu vực như check in thì nhân viên sẽ phụ trách làm thủ tục check in cho khách hàng, phát thẻ tri ân, chụp ảnh cũng như hướng dẫn khách mời vào đúng vị trí chỗ ngồi.
MC giới thiệu về buổi lễ
- MC sẽ chủ động giới thiệu nội dung chính của buổi lễ.
- Giới thiệu các vị đại biểu và khách mời.
- Trình chiếu một số hình ảnh về công ty.
- Mời ban lãnh đạo lên phát biểu để khai mạc.
Vinh danh các đơn vị và khách hàng xuất sắc
- MC mời những vị khách hàng, đơn vị có thành tích xuất sắc nhất trong năm vừa qua.
- Nhân viên chuẩn bị quà tặng để trao cho mọi người.
Bắt đầu khai tiệc
- Thông báo cho nhà hàng để lên dần món ăn.
- Kiểm tra xem khách mời đã có đầy đủ dụng cụ ăn, đồ ăn thức uống hay chưa.
Bắt đầu chương trình văn nghệ và bốc thăm trúng thưởng
- Chuẩn bị đầy đủ các tiết mục văn nghệ trình diễn.
- Nhân viên tham gia chuẩn bị tiến hành bốc thăm trúng thưởng.
- Nhân viên chuẩn bị quà tặng cho khách mời.
Bế mạc chương trình
- Tiến hành chụp ảnh lưu niệm.
- Chào tạm biệt khách hàng cùng đối tác.
Lời kết
Trên đây là cách thông tin mới nhất hướng dẫn bạn cách lên kịch bản hội nghị khách hàng chi tiết. Mong rằng qua bài viết này bạn sẽ có được thêm nhiều kiến thức hữu ích cũng như có thêm ý tưởng cho buổi lễ sắp tới của công ty. Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy liên hệ ngay với W88 event để nhận được sự hỗ trợ tận tâm nhất nhé.
