Các bước tổ chức teambuilding chuyên nghiệp, thành công

Tổ chức teambuilding là một hoạt động không thể thiếu khi bạn muốn tổ chức một buổi gặp mặt nhằm củng cố mối quan hệ trong các đơn vị, tổ chức làm việc với nhau, để gia tăng tinh thần đồng đội, hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, có nhiều người vẫn chưa thực sự nắm rõ các bước trong quy trình tổ chức hoạt động teambuilding. Vì thế, trong bài viết này, W88Event sẽ gợi ý cho bạn các bước tổ chức teambuilding chuyên nghiệp, thành công với 20 bước dưới đây. 

Lợi ích của việc tổ chức teambuilding

Tổ chức team building mang đến nhiều lợi ích cho tổ chức, nhóm làm việc. Sau đây là một số lợi ích chính: 

• Gắn kết mọi người với nhau: Teambuilding giúp cải thiện mối quan hệ giữa các thành viên nhóm với nhau, tăng thêm sự hiểu biết, tin tưởng lẫn nhau. Bên cạnh đó, các hoạt động teambuilding cũng có thể giúp mọi người giải quyết xung đột để hiểu rõ hơn về quan điểm, giá trị của nhau. 
• Nâng cao kỹ năng teambuilding: Sự kiện teambuilding giúp mọi người hiểu rõ hơn về vai trò cũng như các đóng góp của mỗi thành viên trong nhóm khi cùng nhau làm việc để đạt mục tiêu chung. Ngoài ra, thông qua các hoạt động vui nhộn, thú vị thì tinh thần đồng đội, sự gắn kết giữa các thành viên cũng được nâng cao. 

• Giảm stress, tạo năng lượng tích cực: Ngoài những ngày làm việc căng thẳng, teambuilding chính là phần thưởng xứng đáng mà công ty dành cho các nhân viên đã cống hiến hết sức. Các hoạt động giải trí, thư giãn trong teambuilding sẽ giúp giảm bớt căng thẳng, tạo ra không khí tích cực, niềm vui trong đội nhóm.
• Phát triển kỹ năng lãnh đạo: Các hoạt động nhóm là cơ hội để mọi người có thể thể hiện và nâng cao kỹ năng lãnh đạo nhằm cải thiện hiệu suất làm việc của bản thân. Từ đó, nâng cao năng suất làm việc của đội nhóm, tổ chức mình đang tham gia. 
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Mỗi người đều đóng góp một phần nhỏ vào việc xây dựng hình ảnh, văn hóa công ty. Teambuilding là cách nhanh nhất tạo ra những giá trị tích cực cho công ty cũng như khơi gợi nhận thức về giá trị văn hóa trong mỗi nhân viên. 

Các bước tổ chức teambuilding chuyên nghiệp, thành công

Dựa vào mục đích, ngân sách mà mỗi doanh nghiệp sẽ có các hình thức teambuilding khác nhau. Tuy nhiên, bất kỳ một sự kiện teambuilding nào thành công cũng cần được xây dựng từ 20 bước sau đây:

1. Lên kế hoạch tổ chức teambuilding

Bước 1: Xác định đối tượng tham gia

Đây là bước đầu tiên và khá quan trọng trong các bước tổ chức teambuilding thành công. Ở bước này, bạn cần xác định độ tuổi, phân loại thành viên vào các team phù hợp để có thể quản lý, tổ chức trò chơi đạt hiệu quả như mong đợi. Với đối tượng tham gia càng trẻ thì các thử thách, trò chơi càng linh động, sáng tạo. 

Bước 2: Xác định ngân sách cho sự kiện 

Để tổ chức được một sự kiện teambuilding có quy trình cụ thể, chuyên nghiệp thì ngân sách cũng là một vấn đề quan trọng mà bạn cần quan tâm. Bạn cần xác định được hạn mức tối đa được sử dụng là bao nhiêu để từ đó lựa chọn các dịch vụ hợp lý, không vượt quá khả năng chi trả. 

Các khoản cần chi cho sự kiện: 

• Chi phí ăn uống, đi lại, lưu trú. 
• Các loại phụ phí: Vé tham quan, phí hướng dẫn viên du lịch,…
• Phí setup sân khấu, tổ chức gala, dịch vụ media, MC,…
• Phí thuê đơn vị tổ chức sự kiện team building,…

Bước 3: Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức teambuilding

• Thời gian sự kiện: Bạn cần tránh tổ chức hoạt động teambuilding vào thời điểm công ty có nhiều dự án quan trọng, thời tiết xấu. Ngoài ra, sự kiện này cũng được nhiều đơn vị tổ chức vào những mùa cao điểm nên có thể gây ảnh hưởng tới hoạt động team building của công ty bạn. Do đó, bạn cần lưu ý và xem xét thật cẩn thận. 

• Địa điểm sự kiện: Tùy thuộc vào tính chất, kinh phí của chương trình mà ta chọn địa điểm tổ chức. Nếu bạn muốn hướng tới giới thiệu sản phẩm, đào tạo nhân viên hoặc một sự kiện sang trọng thì có thể lựa chọn nhà hàng, trung tâm hội nghị. Ngược lại, nếu bạn muốn một không gian rộng rãi cho các hoạt động vui chơi, giải trí kết hợp du lịch dài ngày thì resort, bãi biển, khu du lịch chính là gợi ý lý tưởng dành cho bạn. 

Bước 4: Thực hiện chiến dịch truyền thông sự kiện 

Tổ chức teambuilding là cơ hội tốt để bạn thực hiện các chiến dịch truyền thông nhằm quảng bá hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp mình. Vì thế, bạn cần có kế hoạch truyền thông rõ ràng từ trước, trong và sau sự kiện. Bạn cần xác định đối tượng, phương thức cũng như chiến lược truyền thông cụ thể. 

Bước 5: Lựa chọn phương tiện di chuyển 

Với những địa điểm tổ chức gần, nhân viên có thể chủ động trong việc di chuyển. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều chọn địa điểm tổ chức khá xa so và số lượng người tham gia cũng khá đông nên bạn có thể di chuyển bằng xe khách 16, 29 hoặc 45 chỗ nhằm gắn kết mọi người với nhau hơn và cũng thuận tiện quản lý hơn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể di chuyển bằng nhiều phương tiện khác như tàu, thuyền, máy bay, cáp treo… để có thể đến địa điểm tổ chức teambuilding. 

Bước 6: Lựa chọn dịch vụ lưu trú, ăn uống

Đây là một trong các bước tổ chức teambuilding quan trọng mà bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng vì nó trực tiếp ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn. Về địa điểm lưu trú, bạn cần chọn những nơi uy tín, rộng rãi và đảm bảo an ninh. Nên chọn những nơi gần địa điểm vui chơi để tiết kiệm thời gian di chuyển. Về cơ sở ăn uống, bạn nên chọn nơi hợp vệ sinh, sạch sẽ và an toàn thực phẩm. 

Bước 7: Lên kế hoạch cụ thể

Bất kỳ một chương trình, sự kiện nào đều luôn cần một kế hoạch rõ ràng và teambuilding cũng vậy. Trong kế hoạch này, bạn cần có các mục sau: 

Phần 1: Chuẩn bị (tập trung, chia đội và khởi động). 

Phần 2: Tham gia thử thách.

Phần 3: Tổng kết và trao giải. 

Phần 4: Chụp ảnh lưu niệm, kết thúc sự kiện. 

2. Quy trình tổ chức team building

Bước 8: Lựa chọn các trò chơi team building

Việc lựa chọn trò chơi sao cho hấp dẫn, tạo được tiếng cười và mang nhiều ý nghĩa là câu hỏi khó đối với những người tham gia các bước tổ chức teambuilding. Tùy vào đối tượng tham gia, địa điểm tổ chức cũng như tính chất sự kiện mà ta sẽ chọn những trò chơi phù hợp nhất. Dưới đây là một số gợi ý mà W88Event dành cho bạn: 

• Trò chơi teambuilding vận động, thử thách: Đội quân thần tốc, núi hơi, bánh xe đồng đội,…
• Trò chơi teambuilding trí tuệ: Ngoáy mông đoán chữ, đuổi hình bắt chữ, trận chiến âm thanh, nối từ,…
• Trò chơi teambuilding theo concept: Ngày hội thể thao, amazing race, quân đội,…
• Trò chơi teambuilding hài hước, vui nhộn: Shipper tài ba, bàn ăn bingo, đào mỏ, gió thổi về đâu,..

Bước 9: Chuẩn bị dụng cụ teambuilding

Để các trò chơi thêm phần thú vị, đạt hiệu quả cao thì dụng cụ hỗ trợ team là một điều không thể thiếu. Bạn có thể tự chuẩn bị các dụng cụ như áo team, đội mũ theo đoàn từ trước với số lượng lớn, đảm bảo chất lượng, tiết kiệm chi phí hoặc thuê chúng từ các đơn vị cung cấp dịch vụ.

Bước 10: Phân công nhiệm vụ cho các thành viên

Quá trình lên kế hoạch, thực hiện các bước tổ chức teambuilding cần rất nhiều nhân sự hỗ trợ. Do đó, với vai trò người phụ trách chương trình, bạn cần phân công đầu việc cho từng nhóm người cụ thể: 

Nhóm chuẩn bị nội dung: Nhiệm vụ chính của nhóm là lên kịch bản, ý tưởng đồng thời lựa chọn địa điểm lưu trú, ăn uống, phương tiện di chuyển phù hợp với ngân sách. 

Nhóm setup sân khấu: Chịu trách nhiệm trong quá trình chuẩn bị âm thanh, sân khấu, backdrop, background,…

Nhóm nhân sự teambuilding: Nhân sự nhóm này sẽ lên kịch bản trò chơi và chuẩn bị các dụng cụ hậu cần, hướng dẫn và hỗ trợ các team khi tham gia. 

Nhân sự chạy sự kiện: Họ sẽ là hướng dẫn viên, MC cho sự kiện lần này. 

Dù có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng mỗi team đều ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả chung nên đội ngũ nhân sự chịu trách nhiệm các hoạt động này cần hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. 

Bước 11: Lên kịch bản chi tiết

Với mỗi concept team building sẽ có hình thức tổ chức khác nhau nhưng nhìn chung, chúng đều cần những nội dung cơ bản sau: 

Phần 1: Chuẩn bị

• Tập trung: Người dẫn chương trình sẽ tập hợp mọi người ở khu vực tổ chức team để giới thiệu chung về sự kiện. Sau đó, ban lãnh đạo công ty sẽ lên phát biểu. 
• Chia đội: Các team được chia ngẫu nhiên hoặc theo phòng ban trong công ty sao cho số lượng, sức khỏe mỗi đội là tương đương nhau. 
• Khởi động: Trong phần này, người dẫn chương trình sẽ khuấy động bầu không khí bằng cách khởi động nhẹ nhàng thông qua các câu đố vui, nhảy tự do. 

Phần 2: Tham gia thử thách

Đây là phần chính của sự kiện nên thời gian sẽ kéo dài khoảng 2 tiếng. MC có trách nhiệm dẫn dắt, phổ biến luật chơi rõ ràng cho mọi người. Đồng thời, họ cũng là người thu hút, chịu trách nhiệm khiến mọi người háo hức, sẵn sàng tham gia chơi hơn. 

Phần 3: Tổng kết và trao giải

Ban giám khảo sẽ chấm điểm, tổng kết trò chơi. Sau đó, tiến hành trao thưởng cho đội chiến thắng, phát biểu cảm nghĩ. 

Phần 4: Chụp ảnh lưu niệm, kết thúc hành trình

Trước lúc kết thúc sự kiện, mỗi đội chơi sẽ có 10 đến 15 phút để chụp ảnh với nhau nhằm lưu lại nhiều khoảnh khắc thú vị, làm tư liệu truyền thông sau này. 

Bước 12: Thiết kế và in ấn

Bước tiếp theo trong các bước tổ chức teambuilding là thiết kế website và in ấn các ấn phẩm truyền thông. Bên cạnh đăng bài trên các trang mạng xã hội của công ty thì in ấn tờ rơi, banner, cờ, backdrop cũng cần được lên kế hoạch rõ ràng và tiến hành ngay. 

Bước 13: Media

Team Media là nhóm chịu trách nhiệm quay những thước phim đẹp mắt, những tấm hình ấn tượng qua các dụng cụ chuyên nghiệp như máy ảnh, flycam, máy quay phim,… Những thước phim này không chỉ tái hiện lại các hoạt động vui chơi thoải mái cùng các thử thách thú vị mà nó còn là một sản phẩm truyền thông nên team phụ trách cần đầu tư về góc quay và phân cảnh. 

Bước 14: Chuẩn bị các phương án đề phòng rủi ro

Với một sự kiện có số lượng người tham gia lớn như teambuilding thì bạn cần một kịch bản phòng ngừa rủi ro bên cạnh kế hoạch chi tiết. Đây là bước trong các bước tổ chức teambuilding giúp lường trước các sự cố để người tổ chức có thể chủ động, bình tĩnh giải quyết tình huống. Một lưu ý bạn cần quan tâm là: 

• Xem trước dự báo thời tiết và chuẩn bị các dụng cụ tránh mưa, thay đổi địa điểm chơi nếu không thể dời lịch. 
• Chuẩn bị các trò chơi dự phòng nếu ngoại cảnh tác động hoặc người chơi không hợp tác. 
• Chuẩn bị thiết bị phát điện đề phòng mất điện, dụng cụ sơ cứu đề phòng bị thương. 
• Khảo sát trước địa điểm chơi teambuilding, nơi ăn uống, lưu trú và liên hệ trước quản lý để hoàn thiện thủ tục giấy tờ, tiến hành đặt cọc. 
• Đảm bảo an toàn cho người chơi nếu tổ chức sự kiện ngoài bờ biển. 

Bước 15: Setup khu vực tổ chức

Đối với những doanh nghiệp chỉ tập trung vào sự kiện teambuilding mà không có gala dinner thì sân khấu có thể setup đơn giản nhưng vẫn đầy đủ background, bục sân khấu, cờ,… Nếu các trò chơi cần dụng cụ hỗ trợ thì thời gian setup sẽ ít nhất là 1 tiếng. Trong trường hợp teambuilding kết hợp gala dinner thì cần bố trí sân khấu chi tiết, hoành tráng hơn với hệ thống đèn điện đầy đủ. Về vị trí setup, bạn cũng cần chọn nơi có địa hình bằng phẳng, không quá gần bờ biển nhằm đảm bảo an toàn cho người chơi. 

Bước 16: Chạy chương trình

Bước cuối cùng trong các bước tổ chức teambuilding ở phần quy trình tổ chức là việc chạy thử chương trình nhằm đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và nó thường được tiến hành trước sự kiện 1 ngày. Qua đó, chúng ta sẽ dễ dàng thấy các thiếu sót nhằm kịp thời khắc phục, chuyển đổi sang phương án khác. MC là người chịu trách nhiệm trong việc điều phối chương trình nên cần người có kinh nghiệm, có khả năng hoạt náo. Đồng thời, để chạy trước chương trình thì đội ngũ nhân sự như âm thanh, hậu cần cũng cần hợp tác trực tiếp, chuyên nghiệp với nhau. 

3. Tổng kết sau sự kiện team building

Bước 17: Đánh giá sự kiện

Trong các bước tổ chức teambuilding thì bước đánh giá sự kiện là cách tốt nhất để bạn tiếp thu ý kiến từ các thành viên trong team nhằm rút kinh nghiệm cho các chương trình sau này. Đây cũng là khoảng thời gian mà mọi người tham gia có thể nghỉ ngơi, cùng nhau check-in và cũng là thời gian ban giám khảo tổng hợp điểm. Bên cạnh đóng góp ý kiến, các thành viên tham gia có thể phát biểu thêm cảm nghĩ của mình về các thử thách hoặc đồng đội. 

Bước 18: Trao giải thưởng

Đây là khoảnh khắc mà các đội chơi mong chờ nhất vì họ sẽ nhận được sự công nhận cho những cống hiến của mình. Đại diện ban lãnh đạo công ty sẽ dành phần quà tri ân các đội chơi đoàn kết, nhiệt huyết và thực hiện đúng luật nhất.

Bước 19: Kết thúc chương trình

Đây là lúc cả đoàn lên xe trở về và team hậu cần ở lại kiểm tra dụng cụ, thiết bị đã thuê cũng như thanh toán chi phí ăn uống, lưu trí, địa điểm vui chơi và dọn dẹp vệ sinh. 

Bước 20: Truyền thông sau sự kiện

Với bước cuối cùng trong phần tổng kết và cũng như là bước cuối cùng trong các bước tổ chức teambuilding nói chung, bạn sẽ thực hiện lan tỏa tinh thần gắn kết, đồng đội nhằm nâng cao hiệu quả công việc thông qua các video, hình ảnh teambuilding. 

Lời kết

Bài viết trên đây là toàn bộ các bước tổ chức teambuilding cơ bản để tạo nên một sự kiện hoàn chỉnh, gắn kết các thành viên với nhau cũng như quảng bá hình ảnh cho doanh nghiệp. Mong rằng với những thông tin này, bạn sẽ có một sự kiện teambuilding ý nghĩa, vui vẻ cùng với đồng nghiệp.