Trong bất kỳ sự kiện khai trương nào, việc chuẩn bị một tấm thư mời luôn là một khâu vô cùng quan trọng. Bởi lẽ, một tấm thư mời khai trương có đầy đủ các thông tin, được thiết kế đẹp mắt, bố cục rõ ràng sẽ giúp chủ sự kiện tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác đồng thời thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân. Trong bài viết này, hãy cùng W88Event tìm hiểu cách viết một tấm thư mời chỉn chu, ấn tượng cho sự kiện đặc biệt sắp tới nhé!
Thư mời khai trương là gì?
Thư mời khai trương là một loại của thư mời chính thống được gửi đi nhằm thông báo và mời mọi người tham dự một buổi lễ khai trương của một sự kiện, dự án hoặc một cửa hàng, doanh nghiệp mới.
Hiện nay, có 2 loại thư mời phổ biến là:
- Thư mời online: Đây là loại thư mời được gửi bằng hình thức online thông qua gmail, facebook hoặc tin nhắn cho khách hàng.
- Thư mời giấy: Loại thư mời này sẽ được chủ sự kiện khai trương thiết kế, in ấn thành thành phẩm và gửi trao tận tay từng khách hàng.
Vai trò của thư mời khai trương
Dưới đây là một số vai trò của thư mời khai trương mà W88Event đã tổng hợp được:
- Thư mời khai trương là một lời thông báo về sự kiện sắp diễn ra, cung cấp các thông tin cụ thể về thời gian, địa điểm cũng như những lưu ý quan trọng khác. Bên cạnh đó, một tấm thư mời khai trương tốt còn tạo sự hứng thú, mong đợi cho người nhận về sự kiện sắp tới.
- Thư mời khai trương là một phần trong bức tranh tổng thể của sự kiện. Nó giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp, uy tín hơn.
- Thông tin liên hệ trong tấm thiệp mời sẽ giúp người nhận dễ dàng xác nhận với chủ sự kiện có tham gia buổi khai trương sắp tới hay không.
- Một số thư mời khai trương có đính kèm logo, các yếu tố thương hiệu khác sẽ tạo nhận diện cho tổ chức diễn ra sự kiện khai trương.
- Thư mời cũng là một cơ hội tốt giúp kết nối người mời với người được mời trong cả lĩnh vực kinh doanh lẫn cá nhân. Nó giúp bạn xây dựng thêm nhiều mối quan hệ, mở rộng cơ hội phát triển trong tương lai.
- Trong một số ngành đặc thù, những tấm thư mời khai trường còn giúp khách mời đánh giá được năng lực của tổ chức diễn ra sự kiện để từ đó đưa ra các quyết định hợp tác trong tương lai.
Cách làm, cách viết thư mời khai trương đầy đủ, mới nhất 2024
1. Xác định nội dung thư mời khai trương
Một tấm thiệp mời khai trương chuyên nghiệp cần có đầy đủ các thông tin cần thiết về sự kiện để khách mời dễ dàng nhớ, nắm bắt đầy đủ thông tin. Nội dung thư mời khai trương cần đầy đủ các thông tin sau:
- Tên khách mời tham dự: Đây là thông tin đầu tiên và cũng là thông tin cần thiết, quan trọng nhất mà bất kỳ tấm thư mời nào cũng không được bỏ qua.
- Địa điểm tổ chức sự kiện khai trương.
- Thời gian tổ chức lễ khai trương, gồm ngày và giờ diễn ra sự kiện.
- Thông tin liên hệ của chủ sự kiện ( Bao gồm: Số điện thoại, email, website hoặc fanpage,…)
- Cuối cùng là lời cảm ơn đến các khách mời tham gia.
Khi viết nội dung thư mời khai trương trên, bạn cần sử dụng những ngôn từ thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng với người được mời, tránh sử dụng ngôn từ quá trang trọng hoặc quá trẻ trung. Thông tin nên ngắn gọn, đủ ý, tránh dài dòng, lê thê.
2. Xác định kích thước, chất liệu tấm thư mời
Mỗi một sự kiện khai trương khác nhau đều có những thiết kế thư mời khác nhau. Vì thế, để tấm thư mời khai trương của bạn trở nên ấn tượng, đẹp mắt thì kích thước tấm thư cũng vô cùng quan trọng. Một tấm thiệp mời có kích thước phù hợp sẽ góp phần tạo ấn tượng tốt cho khách mời, góp phần vào thành công của sự kiện. Dưới đây là cách xác định kích thước phù hợp cho từng loại thư mời:
- Đối với thư mời online: Thư mời sẽ được định dạng JPG, kích thước chuẩn để gửi đi qua email thường là 2048 x 2048 pixels còn tải lên các trang mạng xã hội như facebook là 940 x 788 pixels hoặc 788 x 940 pixel,…
- Đối với thư mời giấy thông thường: Có rất nhiều kích thước để bạn lựa chọn như 10 x 28cm, 10 x 42cm, 15 x 40cm, 9,5 x 22cm, 12 x 17cm, 15 x 15cm;…
Về chất liệu giấy in thư mời khai trương, bạn nên chọn các loại giấy mỹ thuật, có độ dày nhất định để tạo nên sự sang trọng, chất lượng cho tấm thiệp. Tránh sử dụng các loại giấy, màu in kém chất lượng bởi điều này sẽ làm mất tính thẩm mỹ, giá trị của tấm thiệp.
3. Lên ý tưởng thiết kế thư mời khai trương
Để tạo nên một tấm thư mời khai trương ấn tượng, truyền tải toàn bộ nội dung, mục đích sự kiện cũng như quảng bá hình ảnh, thương hiệu thì việc đầu tư thiết kế là vô cùng quan trọng. Bố cục thiết kế nền đơn giản hóa các chi tiết thừa, chủ yếu tập trung vào thông điệp muốn truyền tải. Màu sắc cần hài hòa, hình ảnh phải linh động, phù hợp với logo nhằm giúp khách hàng dễ dàng hình dung, nhận diện sản phẩm, dịch vụ cung cấp khi nhận tấm thiệp mời. Theo các chuyên gia thì bạn chỉ nên sử dụng tối đa 3 màu trên một tấm thư mời khai trương.
Chi phí làm thư mời khai trương là bao nhiêu?
Chi phí làm thư mời khai trương sẽ phụ thuộc vào kích thước, thiết kế và chất liệu sản xuất, in ấn. Đối với những loại giấy in chất lượng, dày, màu sắc in sắc nét, kích thước lớn thì chi phí sẽ cao hơn so với loại giấy kém chất lượng, yêu cầu màu sắc in thông thường cũng như kích thước nhỏ.
Bên cạnh đó, loại hình thư mời khai trương cũng quyết định chi phí. Cụ thể, nếu bạn sử dụng thư mời khai trương online nhiều thì chi phí bỏ ra sẽ ít hơn. Hiện nay, chi phí in thư mời khai trương sẽ dao động từ 10.000 đến 15.000 VNĐ/cái, đã bao gồm chi phí thiết kế.
Các mẫu thư mời khai trường phổ biến nhất hiện nay
Lời kết
Một tấm thư mời chỉn chu, đẹp mắt không chỉ thể hiện được tính chuyên nghiệp của lễ khai trương mà còn thể hiện sự trân trọng, tấm lòng, thành ý của chủ sự kiện với khách mời. Mong rằng với những thông tin chia sẻ trên cũng như các mẫu thư mời khai trương này sẽ giúp các bạn lựa chọn được loại thư mời phù hợp cho sự kiện đặc biệt của mình.
